[正社員]秘書 完全土日祝休み！新宿で2つの会社を創業した社長の秘書募集

当社は株式会社エニーカンパニー・株式会社エニーワーク・株式会社ヴィアレスの3つの企業体からなる会社です。 行っている事業内容は4つあり、PCスクール事業、建設業（電気工事・電気通信工事）、人材業（人材派遣・人材紹介・アウトソーシング）、不動産業になります。 今回お任せしたいお仕事は、創業者である代表取締役社長の秘書業務です！具体的なお仕事の内容は以下の通りです。 【代表のスケジュール調整】 前日までに当日の代表スケジュールを10分単位で作成し、社内クラウドのサイボウズへ記載。 部長達が代表へ報連相を突発的に行うので、部長たちへ話す所要時間、タイトル、優先順位などをお伺いし、代表の本日の予定を確認して話す時間を作る。 また、一日に何千ものメール、チームス、LINEが代表に届くので、秘書が代表へのメッセージも合わせて確認して、メール返事の時間を確保する。 作成したスケジュールは、前日と当日朝に代表とスケジュールのすり合わせを行い、優先順位タスクの認識合わせを行います。 【代表のメール作成サポート】 社外と社内における代表が話していることを議事録作成。 議事録の内容をまとめてメール下書きを作成。メールは代表が送信するので、文案草案を記す 【代表の経費精算】 毎月1回月末に、代表の経費計上をExcelにて行うので、毎週領収書を代表から回収して、領収書の裏書(お伺い先や購入した品)を代表に行って頂く。 あわせて、毎年1回(3月)に確定申告を行うので、医療費控除の領収書を代表から預かり、フォルダへ格納する。 【営業同行】 新規と既存含めた営業先へ訪問する際のアシスタント業務を行います。 移動手段の手配、交通ルートの確認、自動車運転、打ち合わせ場所の確保、菓子折り購入、営業資料の準備など。 新規で名刺交換を行った場合は、eightへ登録し原本をフォルダへ格納する。 【会社説明会の補助】 求職者向けの会社説明会準備として求職者の資料とお茶を準備し、会場手配、空調調整など。 当日のアテンドとして求職者を席へ誘導、事前の説明会注意案内を行う。 ★使用ツール★ 主にOutlook、Excel、Word、PowerPoint、Teams、サイボウズを使用。 業務に慣れてきたら、オフィシャルLINE、SMS、FacebookMessenger、ZOOM、Google meet、タイムズカーシェア手配、illustrator、シーサーWIKI、プリントパックにて資料発注、高島屋オンラインにてギフト発注、レインズ（不動産ツール）、各種メディカルツールなどのスキルも身に着ける事ができます！ 前任者は社会人経験3年目の第二新卒として配属されました。 PC業務を行ったことがなく、課長職以上の上司と働いた事がありませんでしたが、 秘書業務についてからは、どこに出しても恥ずかしくない、スーパー従業員として成長しました！

■9:00～10:00 社長と自身の日報読み合わせ、当日の予定すり合わせ、約150通の未読メール確認、社長のタスク整理、全体朝礼 ■10:00～11:00 社長の兼務しているデジタルマーケティング部の朝礼参加、社長の代理で各所へのメール下書き、部長達へ社長からの指示に対する回答催促連絡 ■11:00～12:00 社長が社外の方に電話する際の話す材料集め（社員の情報や、お客様情報など）、社長の電話議事録作成、社内共有用のメール下書き作成 ■12:00～13:00 お昼休憩 ■13:00～14:00 不動産業の定期事務処理、従業員に社長から電話してもよいか時間調整LINE送信、会社説明会準備、社長と部長の会議議事録作成＆意見出し ■14:00～15:00 社長の営業時に使用するオンラインツール準備、お客様へ送るリマインドメール作成、営業準備補佐 ■15:00～16:00 部長達へ社長からの指示に対する回答催促連絡、社長が行うタスクの下準備、社長の経費精算補助 ■16:00～17:00 秘書業務マニュアル更新、お客様からのメールに対する返事下書き、部長へ事実確認と情報収集 ■17:00～18:00 日報作成、部長達の日報FB議事録作成、翌日の予定すり合わせ

27歳女性Tさん（入社4年目） 会社内で起きている出来事を広く浅く把握しておく事が、秘書業務を行う上で、大事な事の一つです。 社長秘書というポジションなので、社内外から自身の行動の規律や言動に注目されやすい事もありますが、それさえもビジネスマンとしてのスキル向上に役立たせる事ができますよ！ 当社は、会社の風土として、部下の教育をあきらめないがモットーなので、わからないことがあれば、積極的に質問をしてくださいね！